Algemene Voorwaarden

Deze pagina beschrijft onze contractuele voorwaarden, de omvang van onze diensten, onze verantwoordelijkheden, evenals het juridisch kader dat de opdrachten van ESGlogic regelt.

Van kracht vanaf 1 januari 2024

---

1) Toepassingsgebied

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst, bestelling, verkoop en/of dienstverlening tussen de Klant en de vennootschap Sustainable Management Team BV, ingeschreven bij de KBO onder nummer 0737.611.348 en gevestigd te 1050 Elsene, rue Américaine 84 (hierna "De Vennootschap").

1.2. De Klant erkent uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze zonder voorbehoud te aanvaarden.

1.3. Behoudens andersluidende schriftelijke bepaling worden overeenkomsten tussen de Klant en de Vennootschap gesloten onder de volgende voorwaarden.

2) Voorwerp

2.1. De Vennootschap heeft als activiteit de volgende diensten:

• strategisch ESG/MVO-advies, transformatiestrategie, transitiestrategie,
• MVO-balans en coherentiediagnose,
• coördinatie van koolstofboekhouding, materialiteitsmatrix, beoordeling van CO2-reductiemaatregelen, beoordeling van de governance-, sociale en milieuprestatie,
• voorstellen voor strategische veranderingen, begeleiding bij verandering, opleidingen,
• communicatiestrategie,
• MVO-rapport (CSRD, GRI, enz.), ondersteuning bij certificering,
• dashboards en milieu- en sociale indicatoren.

2.2. De Vennootschap levert haar diensten in overeenstemming met de door de Klant vastgelegde doelstellingen, rekening houdend met het feit dat deze doelstellingen algemeen of specifiek kunnen zijn.

2.3. De door de Vennootschap geleverde diensten stemmen overeen met het door beide partijen gevalideerde en bevestigde aanbod en/of elke specifieke schriftelijke vraag (e-mail, presentatie, verslag waarbij de betrokken stakeholders betrokken zijn).

3) Uitvoering van de overeenkomst

3.1. De Vennootschap levert haar diensten in volledige onafhankelijkheid en zonder enige vorm van ondergeschiktheid ten aanzien van de Klant.

3.2. De Vennootschap is als zelfstandig handelaar als enige verantwoordelijk voor haar sociale en fiscale verplichtingen.

3.3. De Vennootschap kan haar prestaties uitvoeren met behulp van werknemers of onderaannemers.

3.4. De Vennootschap is niet aansprakelijk voor fouten die te wijten zijn aan onvoldoende of onjuiste informatie verstrekt door de Klant.

3.5. De aansprakelijkheid van de Vennootschap ten aanzien van de aan de Klant geleverde diensten is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel de heruitvoering van de diensten. De totale aansprakelijkheid van de Vennootschap zal nooit hoger zijn dan de prijs die de klant aan de Vennootschap heeft betaald voor de diensten die aan de klacht ten grondslag liggen.

4) Betaling

4.1. Als tegenprestatie voor de door de Vennootschap geleverde diensten betaalt de Klant aan de Vennootschap een vergoeding waarvan het bedrag tussen partijen wordt overeengekomen.

4.2. De honoraria worden maandelijks door de Vennootschap aan de Klant gefactureerd. Behoudens schriftelijke overeenkomst tussen partijen wordt een voorschot van 20% betaald bij aanvang van de opdracht, en wordt het saldo van 80% verdeeld naargelang het aantal maanden begeleiding.

4.3. Indien de Klant hierom verzoekt bij aanvang van de opdracht, kan een overzicht van de gepresteerde dagen en uren worden verstrekt.

4.4. Facturen zijn contant opeisbaar op de datum van ontvangst van de factuur door de Klant.

4.5. Bij gebrek aan betaling op de vervaldag zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsinteresten verschuldigd tegen een tarief van 10% per jaar op het openstaande saldo. Bovendien leidt elke betalingsachterstand van rechtswege en zonder ingebrekestelling, als schadevergoeding, tot een verhoging van 10% van het openstaande saldo, met een minimum van 40,00 €.

4.6. Bij aanvang van het tweede jaar en van elk daaropvolgend jaar na het sluiten van de overeenkomst tussen partijen, kan het dagtarief worden herzien.

4.7. Hotel- en reiskosten voor professionele verplaatsingen naar het buitenland zijn ten laste van de Klant.

5) Termijnen

5.1. Vanaf de ondertekening van de overeenkomst door de partijen verbindt de Vennootschap zich ertoe haar beschikbaarheid te waarborgen zoals overeengekomen in het aanbod, om de diensten binnen de vastgestelde termijnen te leveren. Zij verbindt zich ertoe de Klant te verwittigen bij elke periode van onbeschikbaarheid.

5.2. De Vennootschap verbindt zich ertoe alle nodige middelen in te zetten om de bestelde diensten uit te voeren binnen de tussen partijen overeengekomen termijnen. Deze bepaling vormt een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

5.3. De Vennootschap kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertraging die het gevolg is van omstandigheden buiten haar wil. Bovendien kan geen enkele schadevergoeding van de Vennootschap worden geëist wegens een vertraging in de tussen partijen overeengekomen termijnen.

6) Duur en beëindiging van de overeenkomst

6.1. Partijen leggen in een overeenkomst de voorziene duur voor de uitvoering van de diensten vast.

6.2. Elke partij kan de overeenkomst beëindigen, mits een opzegtermijn van twee maanden vanaf de datum van kennisgeving.

6.3. Artikel 5.2 is niet van toepassing in geval van een specifieke opdracht van bepaalde duur.

6.4. De datum van kennisgeving vangt aan drie dagen na het verzenden van een e-mail.

7) Wederzijdse vertrouwelijkheid

7.1. De Vennootschap verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid, ten aanzien van derden, te bewaren van alle informatie en gegevens die tijdens de uitvoering van het werk werden verzameld en gebruikt.

7.2. De Vennootschap neemt alle mogelijke voorzorgsmaatregelen om de belangen van de klant te beschermen.

7.3. Zonder toestemming van de Vennootschap mag de Klant geen enkele mededeling doen aan derden betreffende de aanpak, de werkmethoden, de verslagen of de tarieven van de Vennootschap.

8) Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

8.1. Deze overeenkomst wordt beheerst door en uitgelegd overeenkomstig het Belgisch recht. De nietigheid of ongeldigheid van een bepaling van de overeenkomst doet geen afbreuk aan en heft het bindend karakter van alle andere bepalingen van de overeenkomst niet op. Elk geschil met betrekking tot de totstandkoming, de interpretatie, de uitvoering van de tussen partijen gesloten overeenkomst, en meer algemeen elk geschil in verband met de overeenkomst, wordt beheerst door het Belgisch recht.

8.2. In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, zetelend in het Frans, bevoegd.

9) Modaliteiten voor verlenging, opschorting en verschuiving van opdrachten

9.1. Verplichte voorafgaande kennisgeving

Elke aanvraag tot verlenging, opschorting of verschuiving van de opdracht moet schriftelijk worden meegedeeld, ten minste twee (2) maanden vooraf, op het volgende adres: theodore@esglogic.eu.

9.2. Verlenging van de opdracht

Indien de aanvraag binnen voornoemde termijnen wordt ontvangen, kan de opdracht worden verlengd binnen de grens van 25% van haar oorspronkelijk voorziene duur, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de teams.

9.3. Pauzeren van de opdracht

Een opdracht kan worden opgeschort voor een maximale duur van drie (3) maanden, op voorwaarde dat de aanvraag binnen de vereiste termijnen werd geformuleerd. Na deze termijn moet een nieuwe planning worden overeengekomen, zonder garantie op behoud van de oorspronkelijke voorwaarden.

9.4. Facturatie bij verschuiving of opschorting

Elke aanvraag tot verlenging, opschorting of verschuiving leidt niet automatisch tot uitstel van de facturatie. Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst volgt de facturatie het oorspronkelijk overeengekomen tijdschema, ongeacht het uitvoeringsritme van de opdracht.

10) Ethisch kader en onafhankelijkheid van de begeleiding

10.1. ESGlogic aanvaardt organisaties te begeleiden die actief zijn in sectoren die als gevoelig of controversieel worden beschouwd, op voorwaarde dat deze begeleiding kadert binnen een oprechte aanpak van vooruitgang, transparantie en verantwoordelijkheid. Onze tussenkomst berust op een duidelijke vereiste van toegang tot relevante informatie, eerlijkheid in de meegedeelde gegevens en actieve medewerking van de betrokken teams.

10.2. ESGlogic behoudt zich het recht voor haar analyses, aanbevelingen en opleveringen in volledige onafhankelijkheid uit te voeren, overeenkomstig de toepasselijke referentiekaders en de erkende goede praktijken, zonder de boodschap of de resultaten aan te passen met het oog op misleidende communicatie. Wij nemen niet deel aan enige vorm van greenwashing, social washing of purpose washing. De begeleiding is erop gericht de reële impacts, risico's, verbetermarges en concreet te implementeren acties te identificeren, ook wanneer deze vaststellingen veeleisend of oncomfortabel zijn.

De aanvaarding van deze begeleiding houdt de volledige instemming met deze principes in.

11) Gebruik van artificiële intelligentie

11.1. ESGlogic maakt gebruik van tools voor artificiële intelligentie om de kwaliteit, snelheid en diepgang van haar analyses te versterken. Deze tools komen enkel ondersteunend tussen in het werk van onze consultants. Zij vervangen in geen geval de menselijke expertise, het professionele oordeel of de verantwoordelijkheid van de Vennootschap. Elke oplevering aan de Klant wordt door onze teams nagekeken, gevalideerd en gedragen.

11.2. ESGlogic waakt over een verantwoord en beheerst gebruik van deze technologieën, met naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Europese regelgevende kader dat van toepassing is op artificiële intelligentie. De vertrouwelijke gegevens van de Klant worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen en worden verwerkt binnen omgevingen die geselecteerd zijn voor hun waarborgen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid. Dit engagement kadert binnen de continuïteit van de vertrouwelijkheidsverplichtingen voorzien in artikel 7.

11.3. Het gebruik van artificiële intelligentie wijzigt noch onze vereisten inzake onafhankelijkheid, noch onze weigering van elke misleidende praktijk. De gebruikte tools dienen om reële impacts te identificeren, aanbevelingen te structureren en gegevens betrouwbaarder te maken, nooit om resultaten te produceren die gestuurd of losgekoppeld zijn van de realiteit van de Klant. Onze consultants oefenen een systematische controle uit om elke fout, benadering of niet-geverifieerde informatie te voorkomen.

De aanvaarding van deze begeleiding houdt de volledige instemming met deze principes in.

---

ESGlogic behoudt zich het recht voor haar tarieven jaarlijks te herzien. In geval van een meerjarige offerte die toegang tot een betalend extern platform of tool omvat, behoudt ESGlogic zich eveneens het recht voor om, voor de volgende jaren, het deel van de prijs dat overeenstemt met deze tools aan te passen, om elke evolutie van de door derde leveranciers toegepaste kosten te weerspiegelen. Deze aanpassingen zullen naar behoren worden gerechtvaardigd en binnen een redelijke termijn aan de klant worden meegedeeld.